Alles wat je moet weten over de kleine geschenkenregeling en belastingvrij schenken aan personeel
Als werkgever wil je je waardering voor je medewerkers graag tonen door middel van geschenken. Maar hoe zorg je ervoor dat deze blijk van waardering ook fiscaal aantrekkelijk blijft? In deze blog leggen we uit hoe de kleine geschenkenregeling binnen de werkkostenregeling (WKR) werkt en wat je belastingvrij kunt schenken aan je personeel. We bespreken ook de belangrijke nuances zoals wat te doen als er geen sprake is van een werkgever-werknemersrelatie.
Wat is de kleine geschenkenregeling?
De kleine geschenkenregeling is een onderdeel van de WKR die het mogelijk maakt om als werkgever onder bepaalde voorwaarden geschenken belastingvrij te geven aan je personeel. Deze regeling is bijzonder handig voor het geven van kleine persoonlijke attenties, zoals bloemen bij ziekte, een kraamcadeau of een attentie bij een bijzondere persoonlijke gebeurtenis. Een kerstpakket of kerstgeschenk voor personeel valt doorgaans niet onder de kleinegeschenkenregeling, maar onder de vrije ruimte van de WKR.
Om gebruik te maken van de kleine geschenkenregeling moet het cadeau voor personeel voldoen aan het zogenaamde “gebruikelijkheidscriterium”. Dit houdt in dat het geschenk niet meer dan € 25 mag kosten en incidenteel van aard moet zijn. Daarnaast is het belangrijk dat het geschenk geen geld of een geld-voucher betreft. Het moet echt om een fysiek cadeau gaan dat past binnen de normale bedrijfsvoering en dat geen beloning voor werkprestaties is.
Om gebruik te maken van de kleinegeschenkenregeling moet sprake zijn van een cadeau voor personeel die geen rechtstreeks verband houdt met de werkzaamheden van de medewerker, een zogenaamde “gebruikelijkheidscriterium”. Daarnaast moet het geschenk een beperkte waarde hebben, incidenteel van aard zijn en passen binnen wat gebruikelijk is in vergelijkbare situaties. De grens van circa €25 wordt in de praktijk vaak als richtlijn gebruikt, maar is niet de enige voorwaarde.
Kleine geschenkenregeling Belastingdienst
De Belastingdienst ziet de kleine geschenkenregeling dus als een praktische manier voor werkgevers om hun waardering te tonen zonder fiscale rompslomp. Belangrijk om te weten:
- Het moet gaan om een persoonlijke attentie.
- De Belastingdienst benadrukt dat geld of geldvouchers niet zijn toegestaan.
- Het geschenk mag geen directe beloning voor werkzaamheden zijn.
- Het moet gaan om een incidentele gebeurtenis, zoals ziekte, geboorte of een persoonlijk jubileum.
- Voor kerstgeschenken en kerstpakketten wordt doorgaans de vrije ruimte van de WKR gebruikt.
Wil je precies weten hoe de kleine geschenkenregeling Belastingdienst wordt toegepast? Kijk dan altijd naar de voorwaarden: is het cadeau incidenteel, gebruikelijk en géén beloning voor werk? Als dat zo is, mag je het belastingvrij geven.
WKR cadeau personeel en afscheidscadeau WKR
Binnen de WKR is er ruimte om je personeel niet alleen kleine, maar ook wat grotere geschenken te geven. Het totale budget voor vergoedingen en verstrekkingen onder de WKR wordt bepaald door de vrije ruimte. In 2025 en 2026 bedraagt deze vrije ruimte 2,00% over de eerste €400.000 van de fiscale loonsom en 1,18% over het meerdere. Dit budget kan bijvoorbeeld gebruikt worden voor een afscheidscadeau of een jubileumgeschenk, mits dit redelijk en passend is binnen je bedrijfscultuur.
Kom je boven deze vrije ruimte uit? Dan betaal je als werkgever 80% eindheffing over het bedrag dat boven de vrije ruimte uitkomt.
Hoeveel WKR heb je per medewerker?
De vrije ruimte van de WKR geldt niet per medewerker, maar voor de totale fiscale loonsom van de organisatie. Toch kan het interessant zijn om een indicatie per medewerker te berekenen.
Voorbeeld:
- Fiscale loonsom: €500.000
- Vrije ruimte 2025: €9.180
- Aantal medewerkers: 25
In dit voorbeeld komt dat neer op ongeveer €367 per medewerker.
Belangrijk om te weten: werkgevers zijn niet verplicht om de vrije ruimte gelijkmatig over medewerkers te verdelen. Het budget mag naar eigen inzicht worden ingezet voor bijvoorbeeld kerstgeschenken, personeelsuitjes, jubilea of andere vormen van waardering.
Wat mag ik belastingvrij schenken aan personeel?
Naast de kleine geschenkenregeling biedt de WKR je de flexibiliteit om diverse geschenken belastingvrij aan je personeel te schenken. Dit kunnen zowel fysieke cadeaus zijn als bepaalde niet-cash voordelen.
Het leukste (belastingvrije) geschenk voor personeel
Met Keuze Kado kiest elke medewerker zelf z’n favoriete geschenk uit een gepersonaliseerde webshop met meer dan 1500 cadeaus, cadeaukaarten, belevenissen en meer. Inclusief gratis gepersonaliseerde geschenkverpakking.
Cadeau personeel belastingvrij en WKR-geschenken
Binnen de Werkkostenregeling (WKR) kun je personeel belastingvrij een cadeau of vergoeding geven, zolang dit binnen de vrije ruimte blijft. Sommige vergoedingen en verstrekkingen vallen binnen de vrije ruimte van de WKR. Daarnaast bestaan er ook gerichte vrijstellingen. Deze gaan niet ten koste van de vrije ruimte.
Voorbeelden van gerichte vrijstellingen zijn:
- Reiskostenvergoeding tot €0,23 per kilometer (2025)
- Opleidingen en cursussen gericht op het werk
- Noodzakelijke telefoons en gereedschappen
- Bepaalde thuiswerkvoorzieningen
Ook grotere geschenken, zoals een laptop of tablet, zijn mogelijk. Voorwaarde is wel dat deze voor minimaal 90% zakelijk worden gebruikt. Zolang de totale kosten binnen de vrije ruimte van de WKR passen, zijn de geschenken belastingvrij voor zowel werkgever als werknemer.
Bestaat de WKR ook voor relatiegeschenken?
Het is belangrijk om goed bij te houden wat er binnen en buiten de WKR wordt vergoed om zo optimaal mogelijk gebruik te maken van de mogelijkheden die de regeling biedt en om naheffingen te voorkomen. Er zijn situaties waarbij er geen sprake is van een directe werkgever-werknemersrelatie, zoals bij freelancers of zzp’ers. In deze gevallen kun je niet de WKR gebruiken voor het belastingvrij verstrekken van geschenken. Echter, je kunt wel een relatiegeschenk geven, dat onder bepaalde voorwaarden aftrekbaar is van de belasting. De grens voor het aftrekken van deze geschenken ligt vaak bij een waarde van rond de € 50.
De Werkkostenregeling (WKR) geldt dus alleen voor vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. Wanneer er géén werkgever–werknemerrelatie is, dan valt een relatiegeschenk niet onder de WKR.
Fiscale behandeling relatiegeschenken
- Zakelijke kosten: Relatiegeschenken vallen onder representatiekosten.
- Aftrekbaarheid: Voor de inkomsten- en vennootschapsbelasting geldt dat representatiekosten beperkt aftrekbaar zijn (80% aftrekbaar óf boven een drempelbedrag van €5.100 per jaar).
- Btw-aftrek: Je mag de btw over relatiegeschenken aftrekken zolang de waarde per ontvanger per jaar niet boven de €227 (excl. btw) komt. Komt het daarboven, dan is de btw niet aftrekbaar.
Kortom: Relatiegeschenken vallen buiten de WKR. Ze zijn zakelijke kosten met beperkte fiscale aftrekbaarheid en btw-regels, afhankelijk van de waarde en frequentie.
De leukste waardering voor je collega’s
Vind je het lastig om je waardering te tonen met een cadeau dat voor iedereen persoonlijk aanvoelt en gegarandeerd in de smaak valt? Kies dan voor Keuze Kado.
Dan geef je een giftcard die toegang geeft tot een gepersonaliseerde webshop met ruim 1500 cadeaus, cadeaukaarten, belevenissen en meer. Voor ieder wat wils dus. Zo weet je zeker dat het cadeau altijd in de smaak zal vallen. Bovendien spreekt het aandacht en waardering uit door de gratis gepersonaliseerde verpakking en webshop met eigen boodschap in de huisstijl van het bedrijf. Niet alleen een leuk als bedankje of als verjaardagscadeau, maar ook met Kerst, het vieren van jubilea en meer .
Bovendien zijn Keuze Kado cadeaubonnen vrijgesteld van BTW! Lees meer erover in dit blog.
Goed om te weten: een cadeaukaart of Keuze Kado-oplossing buiten de kleinegeschenkenregeling valt, breng je deze eenvoudig onder in de vrije ruimte van de WKR. Hierdoor schenk je jouw medewerkers dit volledig belastingvrij!
Tot slot
Door als werkgever goed op de hoogte te zijn van deze fiscale regels, kun je op een effectieve manier waardering tonen aan je medewerkers zonder dat dit leidt tot onnodige extra belastingen. Het zorgt niet alleen voor tevreden werknemers, maar ook voor een gezonde bedrijfsvoering.
Kunnen we je helpen?
Heb je een vraag, of wil je even van gedachten wisselen?
Neem contact op met een van onze accountmanagers, we helpen je graag!
Veelgestelde vragen over de kleinegeschenkenregeling en WKR
Valt een kerstpakket onder de kleinegeschenkenregeling?
Nee. Een kerstpakket wordt doorgaans gezien als loon uit dienstbetrekking en valt meestal binnen de vrije ruimte van de WKR.
Valt een cadeaukaart onder de kleinegeschenkenregeling?
Nee. Cadeaukaarten vallen meestal niet onder de kleinegeschenkenregeling, maar kunnen wel onder de vrije ruimte van de WKR worden verstrekt.
Hoeveel WKR heb ik per medewerker?
De vrije ruimte wordt berekend over de totale fiscale loonsom van de organisatie. Er bestaat geen vast bedrag per medewerker.
Wat gebeurt er als ik boven de vrije ruimte uitkom?
Over het bedrag boven de vrije ruimte betaal je als werkgever 80% eindheffing.
Wat zijn gerichte vrijstellingen?
Dit zijn vergoedingen en verstrekkingen die volledig buiten de vrije ruimte vallen, zoals bepaalde opleidingen, reiskostenvergoedingen en noodzakelijke werkmiddelen.
Zijn bloemen voor personeel belastingvrij?
Dat kan. Bloemen bij ziekte, een geboorte of een andere persoonlijke gebeurtenis kunnen onder voorwaarden onder de kleinegeschenkenregeling vallen.
Gerelateerde artikelen
Waarmee verras jij je collega's? Ontdek onze personeelsgeschenken!
Van welk geschenk krijgt je personeel een glimlach? Als specialist in personeelsgeschenken, helpen we je graag met het vinden het van het ideale geschenk. Een geschenk in lijn met je eigen huisstijl én persoonlijke touch.
Ontdek onze personeelsgeschenken