Alles wat je moet weten over de kleine geschenkenregeling en belastingvrij schenken aan personeel

De kleine geschenkenregeling is een onderdeel van de WKR die het mogelijk maakt om als werkgever onder bepaalde voorwaarden geschenken belastingvrij te geven aan je personeel. Deze regeling is bijzonder handig voor het geven van kleine attenties, zoals een verjaardagscadeau, een kerstpakket of een jubileumgeschenk.

Om gebruik te maken van de kleine geschenkenregeling moet het cadeau voor personeel voldoen aan het zogenaamde “gebruikelijkheidscriterium”. Dit houdt in dat het geschenk niet meer dan € 25 mag kosten en incidenteel van aard moet zijn. Daarnaast is het belangrijk dat het geschenk geen geld of een geld-voucher betreft. Het moet echt om een fysiek cadeau gaan dat past binnen de normale bedrijfsvoering en dat geen beloning voor werkprestaties is.

Kleine geschenkenregeling Belastingdienst

De Belastingdienst ziet de kleine geschenkenregeling dus als een praktische manier voor werkgevers om hun waardering te tonen zonder fiscale rompslomp. Belangrijk om te weten:

• Cadeaus tot €25 vallen dus onder de regeling, mits ze incidenteel en gebruikelijk zijn.
• De Belastingdienst benadrukt dat geld of geldvouchers niet zijn toegestaan.
• Voor alles daarboven moet je de vrije ruimte van de WKR gebruiken.

Wil je precies weten hoe de kleine geschenkenregeling Belastingdienst wordt toegepast? Kijk dan altijd naar de voorwaarden: is het cadeau incidenteel, gebruikelijk en géén beloning voor werk? Als dat zo is, mag je het belastingvrij geven.

Binnen de WKR is er ruimte om je personeel niet alleen kleine, maar ook wat grotere geschenken te geven. Het totale budget voor vergoedingen en verstrekkingen onder de WKR is 1,7% van de eerste € 400.000 van de totale loonsom van je onderneming en 1,2% over het meerdere. Dit budget kan bijvoorbeeld gebruikt worden voor een afscheidscadeau of een jubileumgeschenk, mits dit redelijk en passend is binnen je bedrijfscultuur.

Naast de kleine geschenkenregeling biedt de WKR je de flexibiliteit om diverse geschenken belastingvrij aan je personeel te schenken. Dit kunnen zowel fysieke cadeaus zijn als bepaalde niet-cash voordelen.

Binnen de Werkkostenregeling (WKR) kun je personeel belastingvrij een cadeau of vergoeding geven, zolang dit binnen de vrije ruimte blijft. Denk bijvoorbeeld aan een fiets voor woon-werkverkeer, een bedrijfsfitnessabonnement of een bijdrage voor de aanschaf van een smartphone (mits zakelijk gebruikt). Al deze vergoedingen en geschenken vallen onder de vrije ruimte.

Ook grotere geschenken, zoals een laptop of tablet, zijn mogelijk. Voorwaarde is wel dat deze voor minimaal 90% zakelijk worden gebruikt. Zolang de totale kosten binnen de vrije ruimte van de WKR passen, zijn de geschenken belastingvrij voor zowel werkgever als werknemer.

Het is belangrijk om goed bij te houden wat er binnen en buiten de WKR wordt vergoed om zo optimaal mogelijk gebruik te maken van de mogelijkheden die de regeling biedt en om naheffingen te voorkomen. Er zijn situaties waarbij er geen sprake is van een directe werkgever-werknemersrelatie, zoals bij freelancers of zzp’ers. In deze gevallen kun je niet de WKR gebruiken voor het belastingvrij verstrekken van geschenken. Echter, je kunt wel een relatiegeschenk geven, dat onder bepaalde voorwaarden aftrekbaar is van de belasting. De grens voor het aftrekken van deze geschenken ligt vaak bij een waarde van rond de € 50.

De Werkkostenregeling (WKR) geldt dus alleen voor vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. Wanneer er géén werkgever–werknemerrelatie is, dan valt een relatiegeschenk niet onder de WKR.

Fiscale behandeling relatiegeschenken

• Zakelijke kosten: Relatiegeschenken vallen onder representatiekosten.
• Aftrekbaarheid: Voor de inkomsten- en vennootschapsbelasting geldt dat representatiekosten beperkt aftrekbaar zijn (80% aftrekbaar óf boven een drempelbedrag van €5.100 per jaar).
• Btw-aftrek: Je mag de btw over relatiegeschenken aftrekken zolang de waarde per ontvanger per jaar niet boven de €227 (excl. btw) komt. Komt het daarboven, dan is de btw niet aftrekbaar.

Kortom: Relatiegeschenken vallen buiten de WKR. Ze zijn zakelijke kosten met beperkte fiscale aftrekbaarheid en btw-regels, afhankelijk van de waarde en frequentie.

Vind je het lastig om je waardering te tonen met een cadeau dat voor iedereen persoonlijk aanvoelt en gegarandeerd in de smaak valt? Kies dan voor Keuze Kado.

Dan geef je een giftcard die toegang geeft tot een gepersonaliseerde webshop met ruim 1500 cadeaus, cadeaukaarten, belevenissen en meer. Voor ieder wat wils dus. Zo weet je zeker dat het cadeau altijd in de smaak zal vallen. Bovendien spreekt het aandacht en waardering uit door de gratis gepersonaliseerde verpakking en webshop met eigen boodschap in de huisstijl van het bedrijf. Niet alleen een leuk als bedankje of als verjaardagscadeau, maar ook met Kerst, het vieren van jubilea en meer .

Bovendien zijn Keuze Kado cadeaubonnen vrijgesteld van BTW! Lees meer erover in dit blog.

Door als werkgever goed op de hoogte te zijn van deze fiscale regels, kun je op een effectieve manier waardering tonen aan je medewerkers zonder dat dit leidt tot onnodige extra belastingen. Het zorgt niet alleen voor tevreden werknemers, maar ook voor een gezonde bedrijfsvoering.