Een onvergetelijke kerstborrel organiseren voor je bedrijf

Voordat je begint met plannen, is het verstandig om het doel van de kerstborrel en het beschikbare budget vast te stellen. Wil je vooral gezellig samenkomen na een druk jaar, medewerkers bedanken, de successen van het team vieren of juist vooruitblikken op het nieuwe jaar? Door het doel duidelijk te formuleren bepaal je makkelijker welke activiteiten en elementen daarbij passen.

Bepaal vervolgens het budget per persoon. Houd rekening met kosten voor de locatie, catering, decoratie en entertainment en maak een realistische verdeling. Vergeet daarbij niet de werkkostenregeling (WKR), waarin staat welk deel van je personeelsuitgaven belastingvrij is.

Voor het organiseren van een geslaagde kerstborrel is de locatie bepalend. Een borrel op kantoor heeft als voordeel dat collega’s vertrouwd zijn met de omgeving en je makkelijk een eigen thema kunt creëren.

Een externe locatie zorgt vaak voor een feestelijke sfeer en een uitje buiten de deur. Houd bij de keuze rekening met het aantal personen, de bereikbaarheid voor gasten en parkeergelegenheid. Je wilt immers dat alle collega’s veilig en gemakkelijk op de locatie kunnen komen en weer naar huis kunnen. Denk aan de tip voor een kerstuitje om tijdig te beginnen met plannen: start ruim van tevoren, zodat je locatie‑opties hebt en collega’s de datum kunnen reserveren. Maak ook afspraken met de locatie over drankarrangementen, catering en de mogelijkheid om eigen decoratie mee te brengen.

Een aansprekend thema maakt de kerstborrel extra bijzonder. Kies een thema dat past bij de bedrijfscultuur en dat medewerkers enthousiast maakt. Populaire thema’s zijn bijvoorbeeld:

• Winter Wonderland: tover de locatie om tot een sneeuwrijk landschap met witte lichtjes, kerstbomen, nepsneeuw en ijsblauwe decoratie.
• Gala‑avond: een luxe avond met formele dresscode, rode loper en live muziek.
• Foute Kersttruien: een informeler en speels thema waarbij iedereen in foute kersttrui komt en er ruimte is voor humor.
• Casino Kerst: waan je in Las Vegas met speeltafels, casinokraampjes en professionele croupiers.

Zorg dat de decoratie aansluit bij het gekozen thema, of je nu kiest voor stijlvolle kerstversiering, kleurrijke lampionnen of stoer hout en dennenappels. Een thema geeft houvast voor uitnodigingen, dresscode en muzikale invulling. Vergeet de achtergrondmuziek niet; een mix van kerstsongs en muziek in de stijl van je thema helpt om de juiste sfeer te creëren. Na afloop kun je collega’s vragen om feedback over de sfeer en activiteiten, zodat je de kerstborrel nog beter kunt maken.

Lekkere hapjes en drankjes horen bij een goede kerstborrel. Afhankelijk van je budget kun je kiezen voor een uitgebreid kerstdiner, een luxe borrelplank of een walking dinner. Denk aan:

• Hapjesbuffet: serveer diverse kleine gerechtjes, zoals mini quiches, luxe wraps, hartige flammkuchen en tapas.
• Streetfood op locatie: foodtrucks met bijvoorbeeld winterse stamppot, burgers, sushi of Aziatische noodle‑bowls geven een relaxte sfeer.
• Walking dinner: serveer in meerdere gangen kleine gerechtjes, zodat mensen kunnen blijven rondlopen en socializen.
• Dessertbar: verras je team met een bar vol kerstbrownies, cupcakes, macarons en warme chocolademelk.

Voor de drankjes kun je kiezen voor een open bar of drankbonnen, afhankelijk van je budget. Denk aan glühwein, winterse cocktails, speciaalbieren, en alcoholvrije opties zoals punch en mocktails, zodat iedereen iets naar wens kan drinken. Houd rekening met dieetwensen en allergieën door vooraf te informeren en menuopties duidelijk aan te geven. Je laat daarmee zien dat je iedereen waardeert en serieus neemt.

Om van de kerstborrel meer te maken dan alleen eten en drinken, kun je een aantal activiteiten en entertainment toevoegen. Zorg voor een programma dat past bij je doel en de interesses van je team. Een aantal ideën voor een kerstborrel op een rij:

• Quiz of bingo: organiseer een kerstquiz of bingo met vragen over collega’s, het bedrijf en kerstfeitjes. Dit stimuleert teambuilding en werkt goed als ijsbreker.
• Live muziek of DJ: huur een band of DJ in voor achtergrondmuziek en laat het volume later op de avond omhoog gaan voor dansliefhebbers.
• Karaoke of talentenshow: geef collega’s de kans om hun zangtalent te laten horen of andere talenten te tonen.
• Fotobooth: zorg voor een photobooth met leuke props en laat collega’s herinneringen vastleggen.
• Workshop of proeverij: organiseer een cocktailworkshop, chocoladeworkshop of wijnproeverij om collega’s iets nieuws te laten leren.

Zorg voor een goede balans tussen geplande activiteiten en vrije tijd, zodat iedereen kan kiezen hoe actief hij of zij deelneemt. Door interactie en humor toe te voegen, maak je de borrel memorabel.

Bij de organisatie van een kerstborrel is het belangrijk om medewerkers zelf te betrekken bij de invulling. Zo vergroot je het draagvlak en zorg je voor ideeën die vanuit het team komen. Stel bijvoorbeeld een feestcommissie samen met collega’s uit verschillende afdelingen. Zij kunnen helpen bij het kiezen van een thema, het testen van cateringopties en het bedenken van activiteiten. Hiermee toon je vertrouwen en ontstaan er vaak verrassende ideeën.

Houd er rekening mee dat een kerstborrel inclusief moet zijn. Niet iedereen drinkt alcohol of viert kerst op dezelfde manier. Bied dus voldoende non‑alcoholische opties, houd rekening met verschillende religies en voedingseisen en zorg dat het programma voor iedereen geschikt is. Denk aan rolstoeltoegankelijkheid, rustige zithoeken en een afwisselend programma dat geen verplicht karakter heeft. Zo voelt iedereen zich welkom en kan iedereen genieten van het samenzijn.

Steeds meer bedrijven kiezen voor duurzame en maatschappelijk verantwoorde keuzes. Een kerstborrel is een uitgelezen kans om hier invulling aan te geven. Overweeg bijvoorbeeld:

• Lokaal en seizoensgebonden: kies voor lokale cateraars en producten uit het seizoen om de ecologische voetafdruk te verkleinen.
• Hergebruik van decoratie: gebruik decoratie die meerdere jaren meegaat of huur het materiaal. Vermijd wegwerpmaterialen en plastic waar mogelijk.
• Duurzaam vervoer: stimuleer carpoolen, openbaar vervoer of fietsgebruik. Overweeg om een bus te organiseren voor collega’s zodat iedereen veilig thuiskomt.
• Samen voor een goed doel: koppel de borrel aan een inzamelingsactie voor een lokaal doel of doneer een deel van het budget aan een goed doel dat bij het team past.

Met deze keuzes laat je zien dat je niet alleen aandacht hebt voor het welzijn van het team, maar ook voor de wereld om ons heen. Een duurzame kerstborrel draagt bij aan een positieve reputatie en motiveert medewerkers die waarde hechten aan maatschappelijke verantwoordelijkheid.

Een goede voorbereiding voorkomt stress en last‑minute problemen. Begin minimaal twee maanden van tevoren met het plannen van je kerstborrel. Onderstaande checklist helpt je om niets te vergeten:

• Datum prikken: overleg tijdig met collega’s of stuur een datumprikker. Houd rekening met drukke periodes
• Doel en budget bepalen: bepaal de doelstelling van de borrel en stel het budget vast.
• Feestcommissie vormen: stel een team samen dat helpt met de organisatie.
• Locatie boeken: reserveer een geschikte locatie of organiseer het intern op kantoor.
• Thema kiezen: kies een thema en stem decoratie en muziek hierop af.
• Catering en entertainment regelen: selecteer cateraars, muzikanten en activiteiten en maak afspraken over menu’s en tijden.
• Uitnodigingen versturen: verstuur uitnodigingen met thema, dresscode en eventuele dieetverzoeken.
• Planning finaliseren: stel een draaiboek op met tijdschema voor activiteiten, speeches en pauzes.
• Laatste check: controleer een week van tevoren nogmaals de catering, muziek en locatie.
• Genieten en feedback vragen: op de dag zelf: neem voldoende foto’s en geniet van de avond. Vraag na afloop naar de ervaringen van collega’s om de volgende borrel nog beter te maken.

Door de taken te verdelen en tijdig te starten met plannen, voorkom je stress en zorg je dat alle elementen op elkaar aansluiten.

Een geslaagde kerstborrel eindigt met een warm bedankje voor ieders aanwezigheid en inzet. Spreek je waardering uit, sta stil bij behaalde successen en biedt een positieve vooruitblik voor het nieuwe jaar.

Na afloop kun je collega’s verrassen met een klein kerstpresentje, zoals een kaart, chocolaatjes of een kerst cadeaubon. Denk bijvoorbeeld aan de Keuze Kado cadeaukaart van Sterkado, waarmee medewerkers zelf kunnen kiezen uit meer dan 1.500 cadeaus en ervaringen. Zo geef je iedereen een persoonlijk en flexibel geschenk; de perfecte afsluiting van een geslaagde kerstborrel.

Een kerstborrel organiseren voor je bedrijf vraagt om een goede voorbereiding, duidelijke doelen en een warm hart voor je team. Door het doel en budget te bepalen, de juiste locatie en het passende thema te kiezen, en aandacht te hebben voor catering, entertainment, inclusiviteit en duurzaamheid, creëer je een evenement dat de teamgeest versterkt en gewaardeerd wordt. 

Plan tijdig en betrek collega’s in de organisatie, zodat de borrel echt een gezamenlijke beleving wordt. Met een goede checklist en een persoonlijke afsluiting zorg je ervoor dat deze kerstborrel nog lang in de herinnering van je medewerkers blijft.